Sprawdzone sposoby na produktywność

Każda z nas ma czasami dni, w które jesteśmy tak zajęte, że biegamy z przysłowiowymi pustymi taczkami – zbyt zaaferowane, żeby je napelnić. Patrząc na koniec takiego dnia mamy wrażenie, że pracowalyśmy cały dzień, a zrobiłyśmy…niewielką część tego, co sobie zamierzyłyśmy. Wtedy pojawia sie frustracja – jak to możliwe, że znowu się nie udało? W jaki sposób udaje się to innym, którzy są często dużo bardziej efektywni. Jak oni to robią?

Wyzawaniem dla nas, kobiet, często jest to, że bierzemy na swoje barki więcej, niż jesteśmy w stanie zrobić – i wierzymy w wielozadaniowość.

To zdarza sie zarówno w pracy jak i w domu. Jedną z najtrudniejszych rzeczy jest powiedzenie ‘nie’ nowym zadaniom czy obowiązkom, które ktoś chce nam przekazać (lub my same się do nich zgłaszamy). Pomyśl tylko, ile tak naprawdę asertywnych kobiet, w dobrym znaczeniu tego słowa, znasz? Jak wiele z nas spedza dnie w ciągłym biegu ze spotkania na spotkanie, z pracy do szkoły, z siłowni do domu – ciągle się spieszymy i ciągle jesteśmy w niedoczasie.

Żyjemy w kulturze, która gloryfikuje spędzanie długich godzin w pracy. To juz nie nacisk na efektywność, a na pozory. Bądąc ostatnią, która wychodzi, jesteś oceniona jako produktywna i zaangażowana. W wielku firmach nawet jesli o godzinie 17 jesteś w pełni obrobiona czekasz, aż ktoś inny wyjdzie, żeby nie wyjść na mniej zaangażowaną. Badania pokazują jasno, że jest zupelnie odwrotnie: przepracowanie prowadzi do spadku ogólnej produktywności. Wiedziałaś, że

pracując 60 godzin w tygodniu zrobisz średnio mniej niż pracując 40 godzin: tak bardzo Twoja kreatywność i skupienie spadają podczas dodatkowych 20 godzin.

Jeszcze rok temu czesto czulam sie sfrustrowana pod koniec dnia wiedzac, ze naprawde pracowalam ciezko, ale jak porownywalam swoja to-do list z iloscia rzeczy nadal na niej obecnych widzialam, ze zwykle udalo mi sie zrobic okolo polowe. Gdzie sie podzialo 8-10 godzin produktywnosci? W momencie, w ktorym moja praca stawala sie coraz bardziej wymagajaca ze wzgledu na czeste podroze sluzbowe, szukalam rozwiazania, zeby dac rade ‘ogarnac’ najwazniejsze rzeczy z dnia na dzien nawet w podrozy, a potem skutecznie nadrobic to, czego nie udalo mi sie zrobic – wykorzystac dni do maksimum, nie zostajac po godzinach.

W jaki sposób możemy zacząć spędzać nasze dni wiedząc co robimy i dlaczego – zamiast często działać na autopilocie i zajmować się każdą rzeczą, która akurat pojawia się do zrobienia, porzucając priorytety?

Zawsze będą dni, w które nie sposób jest się wyrobić z pracą w planowanym czasie 8 czy 10 godzin, ale to nie powinno być normą – to prosty sposób na to, żeby Twoja produktywność zaczęła spadać, zdrowie szwankować, o życiu prywatnym nie wspomnę. Coraz więcej osób na początku trzydziestki zaczyna czuć wypalenie. Mam dwie przyjaciółki, które pracują w zupełnie niezwiązanych ze soba branżach. W wieku 28 lat obie miały pierwsze symptomy depresji i wypalenia. 28 lat?! Czy to nie za wczesnie?

Jak zwykle diabeł tkwi w szczegółach i niełatwo go znaleźć: obie bardzo lubiły swoją pracę, więc nie do końca w niej szukały przyczyn gorszego samopoczucia. Zastanawiałam się, jak to możliwe, że ktoś, kto jest na rynku pracy zaledwie od kilku lat jest na skraju wyczerpania. Jak możemy zarządzać swoją energią, żeby zostać produktywnymi, i zdrowymi, znacznie dlużej? Kilka miesięcy po nich sama zaczęłam szukać na to odpowiedzi czując, że powoli zaczynam sie ‘wypalać’.

Znalazłam sposoby, które pomagają na utrzymanie równowagi w życiu i sprawdziłam, co mowią o tym nie tylko naukowcy, ale też co pokazuje doświadczenie kobiet obecnych na rynku pracy znacznie dlużej. Okazuje się, że jest bezpośrednia korelacja pomiędzy tym, w jaki sposób ustalamy nasze priorytety i listy rzeczy do zrobienia, a uczuciem spełnienia pod koniec dnia. Jest także bardzo silny link pomiędzy porami dnia, w których wykonujemy pewne zadania, a energią potrzebą na ich ukończenie. Poniższe 5 wskazówek bardzo mi pomogło, spróbujcie, czy dla Was też będą przydatne:

1: Koniec z wielozadaniowością: skup się na jednej rzeczy.

I nie przechodź do następnej, dopóki nic więcej nie możesz zrobić. To bylo jedno z największych moich zaskoczeń. Czy kobiety nie sa świetne w tak zwanym multitaskingu? Cały czas robimy kilka rzeczy jednocześnie. Też tak myślałam. Zwykle otwierałam maila, żeby rzucić okiem na wiadomości, potem zaznaczałam te, które były ważne dodąjac je do listy rzeczy do zrobienia. Im dluższa się stawała, tym wiekszą awersję powodowala. Teraz nie ‘dotykam’ rzeczy więcej niż raz. Nie zawsze da sie tak zrobić z większymi projektami (spróbuj je podzielić na małe części, które możesz realnie wykonać każdego dnia), ale małe zadania, jak maile, mogą być zrobione i skreślone z listy w max 10 minut lub oddelegowane . Dla większych zadań kieruję się zasadą 80/20 (punkt 2).

Spróbuj odlożyć telefon lub wylączyć powiadomienia z mediów spolecznościowych, żeby się ciągle nie rozpraszać. Jeśli pracujesz w open space możesz sluchać relaksującej muzyki, żeby utrzymać wyższy poziom skupienia i zablokować zewnatrzny hałas.

2: Zasada 80/20: twórz listy priorytetow.

Każdego dnia pytam się sama, co da mi największy zwrot z ‘zainwestowanego‘ czasu. W większości przypadkow około 80% osiągnięć jest wynikiem 20% zadań, które są naszym priorytetem. Jeśli możesz, spróbuj spędzić pierwszą połowę dnia wlaśnie na tych priorytetach. Warto, aby byly to maksymalnie 2-3 rzeczy, inaczej znowu będziesz rozproszona.

Świetnym sposobem jest tworzenie list priorytetów albo na koniec poprzedniego dnia, albo jako pierwsza rzecz w pracy. Co bardzo ważne – wyrzuć listy zadań, na których znajdzie się wszystko, od telefonu do banku, po ważne projekty. Zaczynają się one ze sobą mieszać i im dluższa lista, tym większe prawdopodobieństwo, że szybko zdasz sobie sprawę, że i tak nie uda Ci sie jej zrobić, i zaczynasz się czuć sfrustrowana i mniej zmotywowana.

3: Wypracuj swoją poranną rutynę.

To jedna z głownych rzeczy wspólnych wszystkich, którzy osiągnęli ogromny sukces (od milionerów po wynalazców). To, jak spędzisz poranek (jego pierwsze 60-90 minute)ustawi Twój humor i nastawienie na większość dnia. Relaksujący poranek pomoże Ci pomyśleć nad priorytetami i ustalić jasny obraz tego, co idealnie chciałabyś dziś osiągnąć i co powinnaś zrobić, żeby tak się stąło. Kilka lat temu dołączyłam do tak zwanego ’6am club’ – czyli zaczęłam wstawać o godzinę wcześniej niż musiałam (o 6 rano) żeby mieć czas na te właśnie rzeczy zanim pójdę do pracy. Można naprawdę dużo zrobić, ale z rzeczy z kategorii przyjemnych – dla mnie to kilka minut rozciągania się, planowanie, czytanie lub słuchanie czegoś inspirującego. Zanim wychodzę do pracy już czuję, że coś wartościowego dla siebie zrobiłam.

Ale od początku: jeśli nie musisz, nie śpij obok telefonu i nie sprawdzaj wiadomości, które przyszły przez noc zanim nie pomyślisz, co chcesz osiągnąć. Inaczej szanse, że zaczniesz zajmować się ’priorytetami’ innych są dużo większe.

Po drugie, zrelaksuj się. Na czym chciałabyś się dziś skupić? Jakie 2-3 rzeczy są dziś ważne?Napisz je na kartce samoprzylepnej i ’przylep’ do telefonu albo do portfela. Świetnie działa też medytacja, np 10 minut.

Po trzecie, poruszaj się – wystarczy 15 minut rozciągania, poranny spacer z psem czy jogging, a krew zacznie Ci szybciej pulsować i doda Ci energii.

Jeśli mam 15-30 minut więcej to staram się popracować nad czymś dla mnie ważnym – często piszę coś na bloga. Zanim wyjdę z domu już wiem, jak dzień będzie wyglądał.

4: Zarządzaj swoją energią.

Wszyscy mamy tyle samo czasu, i jedynie to, jak zarządzimy energią sprawi, że uda nam się zrobić więcej lub mniej. Od czasu do czasu każdy zarywa noc, odkłada życie prywatne na bok czy przestaje mieć czas na ruch. Kilka tygodni czy nawet miesięcy nie jest niczym złym, ale jeśli nie musisz, pamiętaj o trzech składowych, które świetnie podnoszą poziom energii: sen, odpowiednie odżywianie i przewy.

Staraj się spać 6-8 godzin, jeść nieprzetworzone jedzenie i codziennie znaleźć kilka minut na spacer czy drzemkę. Pracuj w tak zwanych inwerwałach: work in intervals and take breaks – dokładnie tak, jak kiedyś w szkole, gdzie zawsze mieliśmy 10-15 minut przerwy między lekcjami. W ten sposób zrobisz znacznie więcej niż będąc nieustannie zajęta przez 8 godzin.

Nie potrzeba kolejnej kawy!

5: Zaplanuj dni tygodnia.

Ta dodatkowa wskazówka w większości nie będzie Ci potrzebna, chyba, że pracujesz nad wieloma różnymi projektami i ciężko je rozdzielić. Przełączanie się między zadaniami to duża strata energii i czasu (zanim znowu będziemy w pełni zaangażowane w nowy temat). W moim przypadku pracuję nad wieloma rzeczami w kilku krajach, i postanowiłam podzielić sobie dni tygodnia właśnie w zależności od tego, na czym chcę się danego dnia skupić. W poniedziałki zajmuje się wszystkim powiązanym z projektami w Niemczech, wtorki to Francja, itd. Piątki zostawiam na uporządkowanie zaległości i przygotowanie się na kolejny tydzień.

Zauważyłam, że jestem bardziej efektywna i udaje mi się więcej zrobić w tym samym czasie.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *